Tecnologia

O que está por trás da tendência do CLM para a gestão de contratos?

A tecnologia está tornando as ferramentas de gestão de contratos melhores e mais indispensáveis ​​a cada dia. E o Covid-19 tem colocado o CLM cada vez mais no centro das atenções.

Cenários atípicos e novas estratégias para gerenciar contratos

2020 está sendo um ano atípico para muitas empresas globais. Se gerenciar riscos e incertezas sempre foi uma prioridade para as organizações, essa necessidade ainda é mais atual.

Os contratempos ocasionados pela crise destacou a importância de unir novas estratégias para o gerenciamento de contratos.

O COVID-19 expôs que processos de contratação manuais e baseados em papel são insuficientes durante uma crise para gerenciar contratos, riscos, obrigações e direitos.

Igualmente, a pandemia mostrou que para as empresas que o verdadeiro tesouro em tempos de mudanças está nos próprios contratos, que constituem a base dos processos de negócios.

Isso se torna ainda mais verdadeiro quando se analisa alguns estudos sobre o tema. Uma recente pesquisa da IACCM - The Global Contract Management Association, por exemplo, revela que quase 80 por cento das organizações  – como resultado direto da pandemia – estão sofrendo impactos moderados a severos em seus contratos.

Isto acontece – não somente porque a digitalização é a palavra da moda no cenário econômico atual, mas principalmente porque os contratos contêm muitas informações valiosas que podem ser analisadas estatisticamente.

Essas informações, por sua vez, também podem  fornecer informações essenciais para as decisões de negócios.

Mercado do software mostra o crescimento pela automação

O mercado de software Contract Lifecycle Management (CLM) baseado em nuvem já estava em rápida expansão antes da pandemia, quando a previsão era de quem 2022, o mercado total ultrapassasse US $ 7,6 bilhões [MGI Research].

Hoje, a urgência em digitalizar esses processos e minimizar os riscos e custos relacionados a contratos tem ajudado a empurrar esses números para cima.

As empresas que ainda gerenciam e monitoram seus contratos com a ajuda de ferramentas que elas próprias criaram via Excel ou mesmo manualmente, estão começando a ver no CLM uma solução útil e extremamente eficiente para manter o eixo dos negócios.

Em parte, essa tendência deve-se ao fato de que atualmente as empresas estão sob enorme pressão para crescer com lucratividade.

Mas, infelizmente, crescer também significa queimar mais combustível (ou lucros). Neste aspecto, a tecnologia apresenta um caminho viável que permite rever e automatizar processos estagnados ou ineficientes levando às organizações a darem alguns passos à frente.

Veja no gráfico abaixo, como as iniciativas de automação durante a pandemia estão se acelerando nos diferentes setores da economia.

Nesta mesma perspectiva, o CLM para gerenciar contratos têm levado as empresas benefícios crescentes, à medida que economiza um tempo valioso de trabalho ao mesmo tempo evita riscos nos negócios.

Agora veja algumas vantagens que empurram a digitalização dos contratos para o centro das atenções.

Vantagens do CLM para quais as empresas estão olhando

Em primeiro lugar, a automação e padronização dos processos de contratação tem capacitado as empresas a se adaptarem mais solidamente para atender às necessidades de clientes, fornecedores e até mesmo funcionários.

Documentos de contrato, por exemplo, podem ser encontrados muito mais rápido em um arquivo eletrônico do que em uma pesquisa manual em arquivos.

Por conseguinte, os departamentos responsáveis podem ser automaticamente alertado por e-mail que um contrato pode ser rescindido ou renegociado.

Desta forma, por exemplo, é minimizado o risco de um contrato que não é mais necessário ser automaticamente estendido.

Além disso, solicitações de contrato, renovações e quase tudo relacionado a esses documentos costumam envolver muitas partes – com alto potencial de ineficiência se medidas adequadas não são introduzidas.

E as ferramentas para gerenciamento desenvolvidas neste setor tem também o interesse evitar atrasos na comunicação e gargalos no ciclo de vida do contrato, por meio de fluxos de trabalho para revisão e negociação. 

Aqui estão algumas vantagens para quais as empresas estão olhando: 

  • Verificar a situação atual dos contratos
  • Visão geral de toda a situação do contrato
  • Obter a visibilidade de prazos e datas
  • Possibilidade de lembretes
  • Reduzir custos administrativos
  • Eliminar o desperdício de tempo
  • Aumentar a colaboração
  • Mais conformidade, menos erros

A partir dos itens listados acima, observa-se que o CLM representa uma oportunidade significativa para:

  1.  Aumentar a produtividade
  2.  Melhorar a precisão e velocidade operacional

Para confirmar isso, um estudo recente da Forrester Consulting descobriu que as empresas que adotaram o CLM estavam mais bem preparadas para enfrentar a crise atual.

Os entrevistados de organizações que já usufruem dos principais benefícios do CLM relataram, entre outros benefícios, que a solução para gerenciar contrato:

  • Ajudou com maior inteligência de contrato e insight nas funções de negócios (64%)
  • Melhorou a visibilidade de gastos (61%)
  • Aprimorou a conformidade regulatória (67%)
  • Reduziu o risco Relacionado ao descumprimento de contratos (50%)
  • Propiciou tempos reduzidos ciclo reduzidos para criação do contrato (60%)

Conclusão

Diante de tudo o que vimos até aqui em relação ao CLM, percebe-se o quanto esta ferramenta pode melhorar as relações contratuais, riscos, bem como potencial de economia e possíveis efeitos de sinergia entre parceiros de negócios.

Benefícios que podem levar a uma vantagem competitiva significativa para as empresas e a uma perspectiva mais saudável e sustentável em relação aos contratos que por muito tempo foram vistos como documentos complexos e difíceis de serem gerenciados.

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